Hantering av föreningsstämma i bostadsrättsförening med anledning av coronaviruset

Vi får för närvarande många frågor hur bostadsrättsföreningarna ska hantera vårens föreningsstämmor med anledning av Coronaviruset och den påverkan viruset får på folksamlingar och fysiska möten. HSB Riksförbund rekommenderar att bostadsrättsföreningar med kalenderår som räkenskapsår lägger sin stämma under senare delen av våren bland annat med anledning av att äldre och personer i riskgrupp uppmanas att begränsa sina nära kontakter med andra så långt som möjligt de kommande veckorna.

Sista dag att hålla stämma

Det är styrelsen i bostadsrättsföreningen som fastställer datum för föreningsstämman. För bostadsrättsföreningar som har kalenderår som räkenskapsår ska föreningsstämman enligt lag och stadgar hållas senast sista juni.

Många föreningar har redan beslutat datum för sin stämma, även om så är fallet kan styrelse fatta ett nytt beslut om att senarelägga datumet för stämman under förutsättning att stämman hålls inom ovan angivna tidsram.

Om styrelsen inte kallar till föreningsstämma inom föreskriven tid, ska Bolagsverket på ansökan av en styrelseledamot, en revisor eller någon röstberättigad genast sammankalla stämman på föreningens bekostnad. Bolagsverket kan inte besluta om anstånd med att hålla stämman.

Obligatoriska ärenden på stämma

Vid stämma där flertalet av föreningens medlemmar kanske inte kommer att kunna delta bör bostadsrättsföreningen överväga att avvakta med beslut till en senare föreningsstämma i frågor som inte är obligatoriska och som är av stor vikt och bör föregås av diskussion.

Vid ordinarie föreningsstämma ska beslut fattas om:

•  fastställande av resultat- och balansräkning,
• dispositioner av föreningens vinst eller förlust enligt fastställd balansräkning,
• beslut om ansvarsfrihet,
• de punkter som enligt stadgarna ska behandlas på en ordinarie föreningsstämma. HSBs normalstadgar § 17 anger vilka punkter som ska förekomma på en ordinarie stämma.

Beslut att fortsätta stämman senare dag

Vid en föreningsstämma kan det beslutas att fortsatt föreningsstämma kan hållas en senare dag, ett sådant beslut fattas med enkel majoritet. När det gäller beslut om fastställande av resultat- och balansräkning, dispositioner av föreningens vinst eller förlust enligt fastställd balansräkning och beslut om ansvarsfrihet ska skjutas upp ska minst en tiondel av samtliga röstberättigade begära det. Den fortsatta föreningsstämman kan då hållas tidigast fyra veckor och senast åtta veckor därefter. För övriga frågor finns inte någon tidsfrist angiven. Detta innebär att en stämma skulle kunna hållas där medlemmarna endast beslutar att skjuta på de obligatoriska punkterna i vart fall upp till åtta veckor och om så är önskvärt ytterligare senarelägga övriga punkter såsom exempelvis motioner.

Minsta antal deltagare på stämman

Beträffande minsta antal stämmodeltagare gäller för bostadsrättsföreningar med HSBs aktuella normalstadgar att om stämmoordföranden även för protokoll och stämman utser samma personer till rösträknare och justerare räcker det att minst tre personer är närvarande.

Stämma på distans

Bostadsrättsföreningens stämma ska hållas på den ort där styrelsen har sitt säte.

Enligt förarbetena till lagen om ekonomiska föreningar hindrar reglerna om plats för stämman inte att deltagandet i stämman sker från annan plats med utnyttjande av till exempel videoteknik. Stämman måste även i sådana fall ledas från den ort där styrelsen har sitt säte. De medlemmar som så önskar måste också ha möjlighet att delta på stämman genom att infinna sig på stämmoplatsen, även om de i och för sig har getts möjlighet att delta från annan plats. Det får normalt anses vara styrelsens sak att avgöra om stämman ska arrangeras på ett sådant sätt att medlemmar kan delta på distans. Stämman har alltid möjlighet att ompröva ett sådant beslut.

Det ankommer på stämmoordföranden att löpande bevaka att de tekniska förutsättningarna för distansdeltagande är tillfredsställande och att exempelvis omröstningar kan genomföras på ett sätt som är jämförbart med situationer då alla medlemmar närvarar på plats.

När medlemmar deltar på distans från en lokal som inte har tillhandahållits av föreningen, kan det vara svårt att kontrollera att inte också utomstående tar del av stämmoförhandlingarna. För att deltagande på distans ska vara möjligt i dessa fall krävs att stämman har beslutat att utomstående har rätt att närvara vid stämman eller på annat sätt följa förhandlingarna. Observera att beslut gällande närvarorätten för en bostadsrättsförening kräver att samtliga närvarande röstberättigade biträder förslaget. Det är därför att rekommendera att styrelsen i kallelsen förklarar att det ur ett föreningsperspektiv vid rådande omständigheter är viktigt att så många som möjligt kan delta även om de inte kan vara på plats i stämmolokalen. Om stämman beslutar att motsätta sig deltagande på distans får övervägas att besluta att skjuta på stämman till senare datum inom tidsfristen.

Föreningsstämma per capsulam

Om föreningen ej vill senarelägga årets stämma kan en stämma genomföras per capsulam, ofta kallat ”pappersstämma”. Det innebär att besluten på stämman fattas utan att medlemmarna träffas fysiskt vid ett sammanträde. Det kräver dock samtliga medlemmars samtycke vilket gör att det kan vara svårt i större föreningar med många medlemmar. Beslut antecknas i ett stämmoprotokoll, som cirkulerar mellan medlemmarna och som undertecknas eller på annat sätt godkänns av dem exempelvis genom e-signering. Sådana “skrivbordsstämmor” eller “beslut per capsulam” godtas som likvärdiga med i vanlig ordning tillkomna stämmobeslut. Förfarandet fordrar normalt enhällighet bland alla röstberättigade. Om alla röstberättigade medger det, är emellertid ett beslut per capsulam godtagbart även om inte enighet uppnås beträffande beslutets innehåll.

Ombud och biträde vid föreningsstämma

På en föreningsstämma i en bostadsrättsförening som har HSBs aktuella normalstadgar kan medlem lämna fullmakt till valfritt ombud. Ett ombud får dock bara företräda en medlem. Medlem får medföra ett valfritt biträde.

Särskilt om motioner

När det gäller motioner är det ett av medlemmarnas främsta medel för att påverka och utöva inflytande över bostadsrättsföreningen. Motioner av enklare slag som inte kräver någon vidare diskussion (exempelvis byte av belysning, plantering av blommor och liknande) bör därför tas upp på stämman trots att den genomförs genom poströstning.

Om motionen rör ett mer komplext ärende som kräver diskussion kan styrelsen rekommendera stämman att den röstar för att motionen bordläggs (eller "anstås till fortsatt stämma") för att tas upp på en senare stämma. När pandemin är över och det går att hålla en ”vanlig” fysisk stämma igen kan motionen då tas upp på nytt och diskuteras.

Det är viktigt att motionären informeras om styrelsens rekommendation och anledningen till att styrelsen har valt att föreslå att motionen bordläggs. Styrelsen kan även innan kallelsen skickas ut fråga motionären om han eller hon kan tänka sig vänta med att överhuvudtaget ta upp sin motion på stämman (styrelsen kan dock inte självmant stoppa en motion). Oavsett hur styrelsen väljer att gå tillväga är det viktigt att börja stämmoarbetet i tid för att säkerställa att kallelse och eventuella poströstningsformulär upprättas på ett korrekt sätt, och att stämman hålls i enlighet med gällande regler.

Att tänka på oavsett när stämman sker

Situationen med spridning av coronaviruset ställer särskilda krav på 2020 års stämmor, tänk till exempel på:

• Medlemmars oro för smittspridningsrisken kan vara annorlunda och större än styrelsens egen.
• Eventuell önskvärd kontroll av personers smittorisk genom vistelse i riskområden kan upplevas både som ett rimligt krav men även som ett misstänkliggörande och uteslutande.
• Medlemmar kan vilja begränsa antalet närvarande på grund av smittspridningsrisk och därigenom önska slutna stämmor.
• En person med önskvärd kompetens till någon dagordningspunkt kan insjukna eller av annat skäl förbjudas eller hindras att närvara.
• Regering eller myndighet kan utfärda nya regler och direktiv som påverkar möjligheten att genomföra föreningsstämman, som rese- och mötesförbud eller liknande.

Kontakta oss

Medlemmar i HSB kan kostnadsfritt kontakta HSBs medlemsrådgivning för generell juridisk rådgivning. Ring 0771 472 472. Tillsammans går vi igenom ärendet och ser till att ni får rätt stöd.

HSBs jurister bistår gärna er bostadsrättsförening (både medlemsföreningar, föreningar som inte är medlemmar och övriga fastighetsägare) med specifik juridisk rådgivning eller företräder er som ombud, klicka här för kontaktuppgifter eller om ni vill veta mer