Följ HSB Riksförbund

Håll koll på dokumentationen

Blogginlägg   •   Feb 19, 2021 09:00 CET

Det blir lätt många papper och dokument att hålla reda på i en bostadsrättsförening. Gamla medlems- och lägenhetsförteckningar och styrelse- och stämmoprotokoll fyller lätt upp arkivskåpet med åren. Men vilka handlingar är okej att gallra ut och vilka är särskilt viktiga att spara? Och hur ska handlingarna förvaras?

Enligt lagen om ekonomiska föreningar och bokföringslagen ska en bostadsrättsförenings handlingar sparas lättåtkomligt i ett ordnat skick och på betryggande och överskådligt sätt. Detta innebär att föreningen måste säkerställa att det går att hitta i dokumentationen men också att dokumentationen förvaras säkert. Till exempel bör handlingarna förvaras i ett låst styrelserum och helst i ett brandklassat säkerhetsskåp med kod- eller nyckellås. Förvaringen måste vara utformad så att dokumentationen inte kan ändras av någon obehörig. Det är därför viktigt att det finns rutiner för nyckelhantering och byte av kod när styrelsemedlemmar lämnar styrelsen.

Det är också viktigt att inte samla in och förvara personuppgifter i onödan eller längre tid än vad som är nödvändigt. Dataskyddsförordningen, GDPR, ställer krav på att personuppgifter som inte längre behövs ska gallras ut. Gallring ska ske genom förstöring eller avidentifiering. Med avidentifiering avses att det inte längre finns möjlighet att återidentifiera personuppgifterna. Avidentifiering kan ske genom till exempel maskning. Du kan läsa mer om hur bostadsrättsföreningar bör arbeta med GDPR här och här.

Olika handlingar ska sparas olika länge. Enligt bostadsrättslagen måste bostadsrättsföreningar föra förteckning över bostadsrättsföreningens medlemmar, en medlemsförteckning, samt förteckning över de lägenheter som är upplåtna med bostadsrätt, en lägenhetsförteckning. Enligt lagen om ekonomiska föreningar ska medlemsförteckningen bevaras så länge föreningen består och under minst sju år efter föreningens upplösning. Detsamma gäller lägenhetsförteckningen. Det är viktigt att medlems- och lägenhetsförteckningen hålls uppdaterad och aktuell. Detta innebär till exempel att medlemmar som säljer sin lägenhet ska tas bort från registrerarna.

Enligt lagen om ekonomiska föreningar ska föreningen föra styrelse- och stämmoprotokoll. Lagen anger inte hur länge protokollen ska sparas, men eftersom protokollen är ett bevis på de beslut som styrelsen och stämman har fattat bör protokollen bevaras så länge föreningen består och under minst sju år efter föreningens upplösning.

När det gäller upplåtelseavtal och överlåtelseavtal ska de sparas i obruten kedja så länge föreningen består. Tio år efter att bostadsrättshavaren har avflyttat bör personuppgifterna i avtalen avidentifieras, till exempel genom maskning, i enlighet med bestämmelserna i GDPR.

Kreditprövningar i samband med medlemskapsprövning sparas olika tid beroende på om medlemskapet har godkänts eller ej. Kreditprövningar i samband med ett beviljat medlemskap gallras ut i samband med den dag då medlemskap beviljas. Kreditprövningar vid ett nekat medlemskap gallras ut tre månader från den dag den som ansökte om medlemskap fick del av beslutet och om den som ansökt om medlemskap inte hänskjutit tvisten till hyresnämnden. Om medlemskapsprövningen varit föremål för tvist, gallras kreditprövningen ut vid lagakraftvunnet beslut eller dom. Handlingarna ska gallras ut genom förstöring.

Ansökningar om andrahandsupplåtelser sparas olika tid beroende på om ansökningen har godkänts eller ej. En beviljad ansökan om andrahandsupplåtelse gallras ut i samband med avflyttning. En nekad ansökan gallras ut tre månader från den dag den som ansökte om andrahandsupplåtelsen fick del av beslutet och om den som ansökt inte har hänskjutit tvisten till hyresnämnden. Om ansökan om andrahandsupplåtelse har varit föremål för tvist, gallras ansökan vid lagakraftvunnet beslut eller dom. Handlingarna kan gallras ut antingen genom förstöring eller avidentifiering.

Enligt bokföringslagen ska föreningens räkenskaper, det vill säga årsredovisning, balans- och resultaträkningar, sparas fram till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Efter den tiden kan de gallras ut genom förstöring eller avidentifiering. Kvitton och fakturor ska sparas i tio år eftersom en eventuell fordran preskriberas tio år efter tillkomsten enligt preskriptionslagen. Vid en eventuell tvist kring kvitton och fakturor kan underlag sparas fram tills att tvisten är avslutad. Efter tio år kan kvitton och fakturor gallras ut genom avidentifiering.

Kontakta oss

Medlemmar i HSB kan kostnadsfritt kontakta HSBs medlemsrådgivning för generell juridisk rådgivning. Ring 0771 472 472. Tillsammans går vi igenom ärendet och ser till att ni får rätt stöd.

HSBs jurister bistår gärna er bostadsrättsförening (både medlemsföreningar, föreningar som inte är medlemmar och övriga fastighetsägare) med specifik juridisk rådgivning eller företräder er som ombud, klicka här för kontaktuppgifter eller om ni vill veta mer.