Hybrid eller digital stämma, vad gäller?

När kalender slår om till ett nytt år kan det bli aktuellt för styrelsen att börja tänka på den kommande föreningsstämman. En föreningsstämma ska som huvudregel hållas på den ort där styrelsen har sitt säte, dvs. på en fysisk plats. Sedan den 1 januari 2024 har det dock blivit möjligt att hålla helt digitala stämmor. Att lokalisera sig genom de olika mötesformerna kan ibland vara svårt. Vi reder ut rättsläget.

Vad innebär en hybrid respektive digital stämma?

En digital stämma är en föreningsstämma som hålls helt digitalt. Det innebär alltså att det varken hålls i en fysisk lokal eller med möjlighet till fysiskt deltagande.

En hybridstämma innebär istället att medlemmarna har möjlighet att välja mellan att närvara på plats eller digitalt. Möjligheten till hybridstämma uppkom under pandemin och kan vara fördelaktig i syfte att öka flexibiliteten och antalet deltagare, men det finns även vissa praktiska aspekter som föreningen bör beakta.

Hur går vi till väga?

Den bostadsrättsförening som önskar hålla en digital stämma behöver ange det särskilt i sina stadgar. Observera att HSBs normalstadgar inte innehåller sådan bestämmelse för närvarande. Däremot finns en anpassning av stadgarna för att kunna användas av de bostadsrättsföreningar som önskar införa möjligheten till helt digitala stämmor. Stämman får dock, undantagsvis, hållas digitalt utan någon sådan bestämmelse i det fall extraordinära omständigheter kräver det.

Vid fråga om digital stämma bör förening ha flera faktorer i beaktning. Kallelsen ska exempelvis innehålla uppgifter om hur medlemmarna ska gå tillväga för att både delta och rösta. Detta ställer i sin tur krav på teknisk utrustning som möjliggör ett pålitligt röstningssystem. Notera även att poströstning inte längre är möjligt.

I det fall föreningen önskar hålla en hybrid stämma behöver inga extra åtgärder vidtas i fråga om stadgeändring. Även om det är möjligt att hålla en hybridstämma utan att det anges i stadgarna måste hybridstämman i övrigt hållas i enlighet med lag och stadgar. Stämman måste exempelvis fortfarande hållas fysiskt på den ort som anges i stadgarna. Vad som därtill bör beaktas är den modifiering som även görs vid digitala stämmor. Vid hybridstämma ska det således, precis som vid digital stämma, framgå hur det digitala deltagande och röstandet ska gå till. Observera att en medlem inte kan kräva en hybridstämma och möjlighet till digitalt deltagande, utan detta är något som i första hand beslutas av styrelsen.

Oavsett om stämman ska hållas helt digital eller endast delvist, måste ett beslut tas om utomståendes närvaro. Ett beslut om utomståendes närvaro måste vara enhälligt.

Vilken form bör vi tillämpa?

Beslut om mötesform behöver tas av varje bostadsrättsförening utifrån vad som lämpar sig bäst för den egna föreningen. Fördelaktigt är dock att tänka igenom de för- och nackdelar som en helt digital respektive hybrid stämma medför samt vilka eventuella begränsningar som ska finnas, exempelvis om en helt digital stämma endast ska vara möjligt vid extra föreningsstämma eller om en minoritet ska kunna begära att en fysisk stämma ska hållas.

I behov av juridisk hjälp?

Önskar er förening mer hjälp vad gäller helt digital respektive hybrid stämma eller för att hålla en framgångsrik stämma i övrigt? Kontakta oss för hjälp.

Vi erbjuder skräddarsydd rådgivning för bostadsrättsföreningar, även för föreningar som inte är medlemmar i HSB och övriga fastighetsägare. Läs mer om vårt erbjudande och kontakta oss här. Tillsammans går vi igenom ert ärende och ger er det stöd ni behöver.

Om ni är medlemmar i HSB, förtroendevalda eller anställda inom HSB kan ni även ringa HSBs juridiska rådgivning på 0771 472 472. Via rådgivningen får ni kostnadsfri generell juridisk rådgivning inom HSBs verksamhetsområden.