Medlemmarnas rättigheter enligt GDPR

Att förstå de registrerades rättigheter är en central del av att efterleva de krav som ställs enligt GDPR. För en bostadsrättsförening innebär detta en skyldighet att hantera medlemmars personuppgifter på ett korrekt och transparent sätt.

Nedan förklarar vi innebörden av varje rättighet och ger praktiska exempel som kan kopplas till livet i en bostadsrättsförening.

De registrerades rättigheter

1. Rätt till information

Medlemmar har rätt att veta vilka personuppgifter som samlas in, hur de används och för vilket syfte och ändamål.

Exempel: En medlem frågar hur deras kontaktuppgifter används. Styrelsen svarar med en tydlig policy eller informationstext som beskriver att uppgifterna, exempelvis, används för kallelser till årsstämman och informationsutskick om fastighetsunderhåll.

2. Rätt till åtkomst

Medlemmar kan begära att få en kopia av de personuppgifter som bostadsrättsföreningen lagrar om dem.

Exempel: En medlem vill veta vilka uppgifter som finns om dem i medlemsregistret. Styrelsen tillhandahåller en kopia av, exempelvis, registrerade namn, adress och e-post.

3. Rätt till rättelse

Om uppgifter är felaktiga eller inaktuella har medlemmen rätt att få dem korrigerade.

Exempel: En medlem upptäcker att deras efternamn har stavats felaktigt i medlemsregistret. De kontaktar styrelsen, som omedelbart korrigerar felet och bekräftar ändringen till medlemmen.

4. Rätt till radering ("rätten att bli bortglömd")

Under vissa omständigheter kan medlemmar begära att deras uppgifter raderas, exempelvis om uppgifterna inte längre är nödvändiga för bostadsrättsföreningen.

Exempel: En tidigare medlem begär att deras kontaktuppgifter tas bort efter att de flyttat från föreningen. Styrelsen raderar uppgifterna om det inte finns någon laglig grund att behålla dem.

5. Rätt till begränsning av behandling

Medlemmar kan begära att behandling av deras personuppgifter begränsas om de ifrågasätter riktigheten eller lagligheten.

Exempel: En medlem bestrider att deras telefonnummer lagras för sms-utskick. Under utredningen begränsar styrelsen användningen av uppgiften.

6. Rätt till dataportabilitet

Medlemmar har rätt att få sina personuppgifter överlämnade i ett läsbart format.

Exempel: En medlem som flyttar till en ny bostadsrättsförening begär att deras kontaktuppgifter, uppgifter om deltagande i gemensamma aktiviteter eller liknande överförs till den nya föreningen. Styrelsen levererar uppgifterna, om de finns lagrade, i ett strukturerat format.

7. Rätt att invända

Medlemmar kan invända mot behandling som grundar sig i en intresseavvägning.

Exempel: En medlem invänder mot att kameror används i tvättstugan och anser att det kränker deras integritet. Styrelsen behöver då göra en intresseavvägning mellan bostadsrättsföreningens behov av kamerabevakningen, exempelvis för att utreda och beivra grov brottslighet i tvättstugan, och medlemmens rätt att inte bli bevakad i anslutning till sitt hem.

8. Automatiserat beslutsfattande och profilering

Medlemmar har rätt att undantas från beslut som enbart fattas genom automatiserade processer, det inbegriper även profilering.

Exempel: Om föreningen inför ett system för att automatiskt hantera en medlemskapsansökan, måste styrelsen se till att besluten är föremål för en manuell översyn.

Säkerställ regelefterlevnad

För att följa GDPR och respektera de registrerades rättigheter bör bostadsrättsföreningar:

• Ha tydlig och tillgänglig integritetspolicy/ informationstext om hur bostadsrättsföreningen hanterar personuppgifter.
• Utbilda styrelsen och relevanta medarbetare.
• Dokumentera och följa upp på begäranden från medlemmarna.

Genom att respektera medlemmarnas rättigheter bygger föreningen förtroende och undviker potentiella klagomål och sanktioner.

Är detta överväldigande? HSBs jurister kan hjälpa er!

De flesta bostadsrättsföreningar, hyresvärdar och andra fastighetsbolag behandlar personuppgifter regelbundet. Under hela perioden för behandlingen måste GDPR efterlevas och konsekvensen av en bristfällig behandling är inte bara en inskränkning av den enskildes personliga integritet utan även höga sanktionsavgifter för den personuppgiftsansvariga.

HSB som medlemsorganisation arbetar hårt för att vara ett tryggt stöd i bostadsrättsföreningens eget arbete. HSB värnar om att skydda allas personliga integritet och de tjänster som HSB erbjuder ska självklart ha en god regelefterlevnad.

Kontakta oss!

Vi erbjuder skräddarsydd rådgivning för bostadsrättsföreningar, även för föreningar som inte är medlemmar i HSB och övriga fastighetsägare. Läs mer om vårt erbjudande och kontakta oss här. Tillsammans går vi igenom ditt ärende och ger er det stöd ni behöver.

Om ni är medlemmar i HSB, förtroendevalda eller anställda inom HSB kan du även ringa HSBs juridiska rådgivning på 0771 472 472. Via rådgivningen får du kostnadsfri generell juridisk rådgivning inom HSBs verksamhetsområde.