Protokollförarens roll i bostadsrättsföreningen

Den som håller i pennan under mötet är den som bestämmer om protokollets utformning. Jag har förstått att det råder en missuppfattning på vissa håll om att det är ordförande för styrelsesammanträdet eller för föreningsstämman som bestämmer över protokollet. Så är det inte!

Protokollet är att se som en bevishandling. Skulle något beslut vara fattat utan att angetts i protokollet så gäller beslutet ändå, men det kan vara svårt att bevisa vad som har beslutats.

Styrelseprotokoll

Vid styrelsens sammanträden ska det föras protokoll. Protokollen brukar ofta föras av den som har utsetts till sekreterare i föreningen. Ett styrelseprotokoll ska undertecknas av protokollföraren och justeras av ordföranden för sammanträdet (om denne inte har fört protokollet) och den ytterligare ledamot som styrelsen utser. Detta framgår av § 24 i HSBs normalstadgar för bostadsrättsföreningar.

Styrelseprotokoll är att se som styrelsens arbetsmaterial och medlemmarna har inte rätt att ta del av dem.

Stämmoprotokoll

Stämmoordförande ska se till att det förs protokoll vid föreningsstämman. Under en punkt i början av dagordningen så anmäler stämmoordföranden vem denne har valt till protokollförare. Ett stämmoprotokoll ska undertecknas av protokollföraren och justeras av stämmoordföranden (om denne inte har fört protokollet) och av valda justerare. Enligt HSBs normalstadgar för bostadsrättsföreningar framgår av dagordningsparagrafen (§ 17) att två justerare ska väljas på stämman.

§ 20 i HSBs normalstadgar för bostadsrättsföreningar behandlar stämmoprotokoll.

Tänk på att ett färdigt justerat protokoll ska finnas tillgängligt för medlemmarna senast tre veckor efter stämman.

Vad innebär det att vara justerare?

Den eller de personer som ska justera protokollet ska genom sin underskrift intyga att det som står i protokollet överensstämmer med det som framkom och beslutades på mötet/stämman. Om justeraren inte delar protokollförarens uppfattning så får denne göra en notering vid sin namnteckning hur han/hon tycker att protokollet ska lyda beträffande viss punkt alternativt hänvisa till en bilaga som bifogas till protokollet.

Visst kan ordföranden eller justerare framföra till protokollföraren att man har uppfattat något som togs upp på styrelsemötet eller föreningsstämman på ett annat sätt än vad som antecknats, men om protokollföraren fortfarande är av en annan uppfattning så är det protokollföraren som bestämmer hur protokollet kommer att se ut.

Kontakta oss

Medlemmar i HSB kan kostnadsfritt kontakta HSBs medlemsrådgivning för generell juridisk rådgivning. Ring 0771 472 472.

HSBs jurister kan även bistå er bostadsrättsförening med specifik rådgivning, klicka här för att veta mer. Tillsammans går vi igenom ert ärende för att se vilket stöd ni behöver.